Privacy Policy - Reni
top

Privacy Policy

1.         Algemeen

Het aanbod van Reni producten en diensten is een servicelijn van TMVW (ov).
Onder de merknaam FARYS|TMVW worden verschillende dienstverleningen aangeboden via de maatschappijen TMVW (ov), TMVS (dv) en FARYS cvba. TMVW (ov) is een intergemeentelijke samenwerking onder de vorm van een opdrachthoudende vereniging: Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Watervoorziening, opdrachthoudende vereniging, met maatschappelijke zetel te Stropstraat 1, 9000 Gent, ingeschreven in de Belgische Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0200.068.636 (’TMVW’).

Om onze wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen na te komen, verwerkt FARYS|TMVW bij de uitvoering van onze activiteiten jouw persoonsgegevens. FARYS|TMVW treedt hierbij op als verwerkingsverantwoordelijke en handelt in overeenstemming met de bepalingen van de  wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, hierin begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG” genoemd) alsook de Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie, en andere toepasselijke wetten en reglementen.

Wij vinden de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en hechten grote waarde aan het juist beschermen van jouw gegevens die wij verwerken, in het bijzonder jouw persoonsgegevens.

Via dit Privacybeleid willen wij jou, als klant en gebruiker van onze diensten en website(s) zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over de verzameling, de verwerking en het gebruik van jouw gegevens. We willen jouw gegevens veilig, respectvol en als een goede huisvader/huismoeder beheren en gebruiken. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden.

Wij engageren ons onze plichten na te leven en jouw rechten te respecteren telkens wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken. Indien je dieper wil ingaan op dit onderwerp raden wij je aan de website van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (www.privacycommission.be) te raadplegen.

Wij nodigen je uit de tijd te nemen om ons Privacybeleid goed door te nemen, samen met onze algemene voorwaarden en eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn op onze diensten.

Hieronder kan je alvast een overzicht vinden van de antwoorden op de belangrijkste vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Concreet wordt er in ons Privacybeleid informatie meegedeeld over de volgende topics:

  Over welke persoonsgegevens gaat het?

Wij verzamelen het liefst zo weinig mogelijk gegevens van jou. Toch is dat soms nodig, bijvoorbeeld in het kader van de dienstverlening en algemene communicatie. Hieronder beschrijven we welke gegevens we bijhouden voor Reni.

Wij onderscheiden verschillende soorten persoonsgegevens (afhankelijk van de doelstelling en de noodzaak om het beoogde doel te realiseren):

Persoonlijke identificatiegegevens

Hiermee kunnen wij je identificeren of contact met je opnemen. Deze categorie omvat verschillende soort gegevens.

Naam en voorna(a)m(en)

We verwerken jouw naam en voorna(a)m(en) omdat we voor de levering en dienstverlening van Reni een overeenkomst hebben met een persoon en we dit aan de juiste persoon willen factureren en je de correcte service willen bieden. Bovendien spreken we je liever persoonlijk aan en niet met “beste” en/of “je klantnummer” en/of een of andere code.

Adresgegevens

Jouw adresgegevens (postcode/(deel)gemeente, straat, huisnummer, busnummer) hebben we in de eerste plaats nodig om je onze dienstverlening aan te bieden (technisch bezoek, offerte, levering of uitvoering) en eventueel deze ook te factureren.  

Correspondentieadres

Je kan bepaalde gegevens in het kader van de facturatie van diensten laten wijzigen, zoals bvb. het correspondentieadres, … Hiermee komt jouw post op een ander adres aan dan op het verbruiksadres.

Telefoon- en/of GSM-nummer

We bewaren jouw telefoonnummer zodat we contact met je kunnen opnemen bij planning, levering, werken of om ontbrekende informatie bij een lopend dossier te vragen.

Elektronische identificatiegegevens

E-mailadres

Jouw e-mailadres hebben we nodig om met je te communiceren. Mits jouw expliciete goedkeuring zullen we je hiermee ook op de hoogte houden over de nieuwe ontwikkelingen, andere informatie bezorgen over onze producten en diensten. Je kan er steeds voor kiezen om je hiervoor uit te schrijven. (zie verder)

Cookies

Wij maken gebruik van cookies wanneer je onze e-mails opent en/of wanneer je onze websites bezoekt of apps gebruikt. Cookies zijn stukjes informatie die op je eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die het gebruiksgemak van onze websites en apps optimaliseren. Zo kan je bijvoorbeeld als bezoeker van onze websites worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij onze websites beter afstemmen op je wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. De bovenstaande gegevens in combinatie met cookies maken het voor ons mogelijk om te bekijken hoe jij onze website en diensten gebruikt (je surfgedrag) en waar jouw interesses liggen. Bekijk ons Cookiebeleid voor meer informatie over de cookies die we gebruiken en welke gegevens er hiermee worden verzameld.

Elektronische lokalisatiegegevens

FARYS|TMVW kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat de gebruiker gebruikt of de domeinnaam van de website waarlangs de gebruiker naar deze website is gekomen of waarlangs hij die verlaat. Je IP-adres bewaren we om je een overzicht te kunnen geven vanaf welk IP-adres is ingelogd op je account of wijzigingen zijn doorgevoerd. Dit adres wordt ook gebruikt om jouw account beter te beschermen tegen ongeoorloofde toegang vanaf andere locaties. Dit maakt het FARYS|TMVW mogelijk om de website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

Beeld- en geluidsopnamen

Beeldopnamen

In en rond onze kantoren en showroom in Gent zal je ook worden gefilmd door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer worden te voorkomen (wij signaleren de aanwezigheid van camera’s met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden).

Geluidsopnamen

Om onze prestaties op te volgen of met het oog op coaching en opleiding van onze medewerkers of in het kader van moeilijke gesprekken kan de operator beslissen dat er gesprekken van onze callcenters opgenomen worden. Dit wordt steeds vermeld aan het begin van het gesprek.

Contractgegevens

Per klant wordt een uniek dossier opgemaakt met een uniek klantnummer waardoor wij jou sneller kunnen helpen en een volledig overzicht hebben over jouw gegevens.

Gevoelige gegevens

Zoals de wet voorschrijft, verwerken wij geen gevoelige gegevens, zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.

Waarvoor gebruikt FARYS|TMVW deze gegevens?

Informatie over onze algemene werking is voor iedereen vrij beschikbaar. Met deze website willen wij informatie aan het publiek ter beschikking stellen over onze activiteiten en over onze aangeboden dienstverlening. Verder willen we via de website op een eenvoudige en snelle manier onze (toekomstige) klanten toegang geven tot onze diensten.

Alle informatie die wij in een voorbereidende fase over je ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals jij dat wilt. Ook wanneer je uiteindelijk klant wordt bij FARYS|TMVW voor Reni zullen wij deze gegevens gebruiken om jou te kunnen identificeren, voor onze administratie, voor het opstellen van facturen, om contact met je op te nemen, …

De persoonsgegevens die je aan FARYS|TMVW doorgeeft, worden opgenomen in een klantenbeheersysteem en worden verwerkt ten behoeve van volgende doelstellingen:

Levering Reni-producten,

Technische dienstverlening,

Behandeling informatieve aanvragen,

Wat zijn jouw rechten betreffende de verwerking van je persoonsgegevens?

Je beschikt over bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Bij uitoefening van deze rechten zullen wij jouw verzoek binnen de maand behandelen, behalve in de gevallen waar dit een onevenredige inspanning zou vereisen van FARYS|TMVW.

Procedure “Rechten van de betrokkene”

Voor de uitoefening van deze rechten en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van jouw persoonsgegevens te voorkomen, dien je ons een bewijs van je identiteit te verschaffen. We vragen je dan ook om een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je schriftelijke of elektronische, gedateerde en ondertekende aanvraag aan FARYS|TMVW en dit

Via het webformulier

Per mail naar dpo@farys.be of

Per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Om je aanvraag logistiek te verwerken hebben we een webformulier opgesteld dat je kan raadplegen op onze website. Wij raden je aan om dit formulier te gebruiken, om mogelijke vertragingen in de behandeling van je aanvraag te vermijden. Houd er rekening mee dat deze periode pas begint te lopen wanneer we je aanvraag schriftelijk hebben ontvangen én we alle vereiste informatie om te voldoen aan je aanvraag in handen hebben.

Opmerkingen en/of klachten

Indien je enige reden hebt om aan te nemen dat wij je aanvraag niet of niet correct of onvoldoende behandeld hebben, gelieve dit dan eerst op te nemen met onze Data Protection Officer (DPO) via dpo@farys.be zodanig dat wij, samen met jou, de opties kunnen bekijken.

Je kan ook steeds bemiddeling vragen via onze interne ombudsfunctie. De interne ombudsfunctie garandeert een objectieve en onafhankelijke aanpak en een brede kennis van FARYS|TMVW. Je kan contact opnemen via dit webformulier.

Niet akkoord?

Voor de volledigheid informeren wij je dat, indien FARYS|TMVW niet reageert op je aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt een klacht neer te leggen bij de Toezichthoudende Autoriteit van gegevensbescherming, via commission@privacycommission.be, die dan in het kader van haar bemiddelingsopdracht zal tussenkomen. Documenteer je aanvraag met de nodige bewijsstukken.

Recht op toegang en inzage

Je hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die jezelf betreffen. Je kunt ons vragen:

Of wij persoonsgegevens van je verwerken;

Waarvoor wij die verwerken;

Welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;

Met welke categorieën van derden wij jouw persoonsgegevens delen;

Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens; en

Welke logica wij gebruiken als wij bepaalde persoonsgegevens automatisch verwerken.

Je kan dit recht uitoefenen:

Via het webformulier

Per mail naar dpo@farys.be of

Per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Recht op verbetering, verwijdering en beperking

Je hebt steeds het recht om op elke moment jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of slechts beperkt verder te verwerken.

Het recht op gegevens wissen zal slechts in bepaalde gevallen kunnen worden toegestaan. FARYS|TMVW zal geval per geval bekijken wanneer het wissen van gegevens mogelijk is. Indien FARYS|TMVW overgaat tot het wissen van (bepaalde) gegevens kan dit een beperkte dienstverlening veroorzaken.

Om jouw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden (zoals een verhuis of een vernieuwing van je identiteitskaart). Wij voorzien alvast in het e-Loket een periodieke pop-up waarbij je wordt gevraagd om je contactgegevens te updaten.

Je kan dit recht uitoefenen:

Via het webformulier

Per mail naar dpo@farys.be of

Per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt steeds het recht om de jou betreffende persoonsgegevens, die je ons hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen of om deze gegevens over te laten dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst.

Je kan dit recht – indien van toepassing - uitoefenen:

Via het webformulier

Per mail naar dpo@farys.be of

Per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Recht van bezwaar

Je beschikt over het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens. FARYS|TMVW zal in het specifieke geval beoordelen of ze hierop kan ingaan.

Je kan dit recht uitoefenen:

Via het webformulier

Per mail naar dpo@farys.be of

Per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Recht op intrekking van de toestemming

Je hebt steeds de mogelijkheid om jouw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken voor die persoonsgegevens die verkregen zijn op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming. Deze intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurd is op basis van de toestemming voor de intrekking.

Zodra je jouw toestemming intrekt, zal FARYS|TMVW deze persoonsgegevens verwijderen.

Je kan dit recht uitoefenen:

Via het webformulier

Per mail naar dpo@farys.be of

Per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Welke persoonsgegevens delen we met derde partijen?

De gegevens kunnen, onder bepaalde voorwaarden, aan derden overgemaakt worden, steeds met een maximaal respect voor de privacy. Bepaalde van deze derden werken in opdracht van ons of worden ingeschakeld om een aspect van onze wettelijke taken en/of dienstverlening uit te voeren, bijvoorbeeld voor de uitvoering van werken of levering. 

Wij gaan met deze derden die gegevens verwerken ten behoeve van FARYS|TMVW steeds een verwerkersovereenkomst aan om de privacy van onze klanten te garanderen. Zij beschikken enkel over de informatie die nodig is voor het uitoefenen van hun specifieke taak. Het vertrouwelijk omgaan met deze gegevens is steeds opgenomen in deze verwerkersovereenkomst.

De gegevens worden niet bekend gemaakt aan andere derden dan deze die bedoeld zijn in dit Privacybeleid. Om een zo goed mogelijke dienstverlening te verzekeren, kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan volgende categorieën van ontvangers:

Technische dienstverleners;

Dienstverleners betreffende klantenzaken (o.a. de printpartner, het callcenter);

Juridische dienstverleners.

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, verspreiden of verhuren aan derden, tenzij je hiervoor toestemming geeft of wij wettelijk verplicht zijn om dit te doen.

In geval van een gerechtelijk onderzoek of een vraag van de politie, kunnen gegevens overgedragen worden in overeenstemming met de AVG, zonder jouw voorafgaand akkoord. Dit zal steeds onder toezicht van de gerechtelijke en politionele autoriteiten zijn en jouw gegevens zullen nooit voor andere (bijv. commerciële) doeleinden overgedragen worden.

Onder bepaalde voorwaarden dienen gegevens overgemaakt te worden aan administratieve overheden bevoegd voor invordering van fiscale en sociaalrechtelijke vorderingen.

Kunnen jouw persoonsgegevens gebruikt worden voor direct marketingdoeleinden?

De persoonsgegevens gebruiken voor direct marketingdoeleinden gebeurt enkel met jouw ondubbelzinnige en expliciete toestemming. In het algemeen belang informeren we je over producten of diensten van FARYS|TMVW of andere informatie waarvan wij denken dat je deze wellicht interessant zal vinden. Zo garanderen we je een uitstekende dienstverlening bij je FARYS-producten en diensten.

Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (“opt-out”). Indien je niet wenst dat jouw gegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden, dan kan je dit melden:

Via het webformulier

Per mail naar dpo@farys.be of

Per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Welke maatregelen nemen we om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te verzekeren?

FARYS|TMVW neemt en handhaaft passende administratieve, technische en organisatorische maatregelen om de rechten en vrijheden van jou te waarborgen. Deze veiligheidsmaatregelen dienen om de gegevens adequaat te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of enige vorm van onzorgvuldig, ondeskundig of onrechtmatig gebruik of verwerking of toegang, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de te beschermen gegevens, het risico van de verwerking, de stand van de techniek en de uitvoeringskosten van de maatregelen.

We zetten alles op alles om jouw persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in onze kantoren als op ons netwerk.

Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ook wordt bij privacygevoelige projecten een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens. Voor de beveiliging van jouw gegevens hebben wij specifieke personen in dienst die op de naleving van de wetgeving toezien. Wij hebben ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een wachtwoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor onze werknemers. Moest er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor jouw persoonsgegevens, dan word je als klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot jouw persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot jouw persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

FARYS|TMVW houdt eraan de gebruiker ervan te verwittigen dat de website links, hyperlinks of referenties kan bevatten naar andere sites die FARYS|TMVW niet controleert en waarop dit Privacybeleid niet van toepassing is. FARYS|TMVW is niet aansprakelijk voor de inhoud van deze sites waarnaar verwezen wordt en ook niet voor de aanbiedingen, producten of diensten die erop vermeld worden. Lees aandachtig hun Privacybeleid inzake de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Welke privacybeleid is van toepassing op de website?

Het is mogelijk de website van FARYS|TMVW te gebruiken zonder jouw persoonsgegevens mee te delen. Het kan evenwel zijn dat de toegang tot bepaalde onderdelen of functies van onze website (= klantenzone) voorbehouden wordt aan bezoekers met een account verbonden aan een gebruikersnaam en wachtwoord.

Bij publieke toegang kunnen een beperkt aantal gegevens rond jouw surfprofiel opgeslagen worden op het klantsysteem of in een centraal datasysteem. Dit gebeurt aan de hand van cookies. Voor bijkomende informatie hierover verwijzen we naar ons Cookiebeleid.

Hoe lang houden we jouw persoonsgegevens bij?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en soms heel kort zijn.

Beeldopnames van bewakingscamera’s in en rond onze gebouwen van FARYS|TMVW worden maximaal een maand bewaard.

Om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden.

Uit juridische noodzaak zijn wij bijvoorbeeld verplicht om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

Voor die gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn wordt voorzien, zullen wij jouw gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is voor het realiseren van de doeleinden die in dit Privacybeleid worden uiteengezet.

Heb je algemene vragen over ons Privacybeleid?

Je kunt altijd bij ons terecht voor bijkomende algemene informatie over dit Privacybeleid en ons contacteren voor alle algemene vragen over je rechten en/of over de verwerking van persoonsgegevens of voor andere algemene vragen met betrekking tot persoonsgegevens.

Bellen kan naar het nummer 078 35 35 99 of je kan gebruik maken van ons webformulier of contact opnemen per mail naar dpo@farys.be of per brief aan FARYS|TMVW, t.a.v. DPO, Stropstraat 1, 9000 Gent.

Voor de uitoefening van jouw rechten verwijzen we echter specifiek naar de procedure zoals beschreven in bovenstaande topic “Wat zijn jouw rechten betreffende de verwerking van jouw persoonsgegevens?”

Blijf op de hoogte van aanpassingen

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bijvoorbeeld omwille van wijzigingen aan onze service die een invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit Privacybeleid te raadplegen op onze website(s).

Laatste update: 12 juni 2018

 

2.         Doeleinden van de verwerking

2.1.      Algemeen

De persoonsgegevens worden verzameld om de diensten aangeboden op de Website te kunnen leveren en in het kader van het klantenbeheer van TMVW.

De persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden in geen geval meegedeeld aan derden, behoudens de fabrikant of de aannemer (of zijn aangesteld) voor uitvoering van de door de gebruiker gevraagde diensten.

2.2.      Direct marketing

 

De persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor doeleinden van direct marketing. De klant kan zich echter steeds en op elk moment verzetten hiertegen (“opt-out”).

Hiertoe kan de klant, zonder motivering en gratis een e-mail zenden naar info@reni.be, of een brief zenden naar TMVW, Stropstraat 1, 9000 Gent, waarin hij zijn verzet kenbaar maakt.